POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5. PRINCIPIOS RECTORES

El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a los principios de:

• Legalidad: El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a lo dispuesto por la legislación vigente en materia de protección de datos. Ningún dato será recolectado o tratado sin cumplir con los requisitos legales, especialmente en lo relativo a la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.
• Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, clara, explícita, informada al titular y conforme a la Constitución y la ley. El Box solo recolectará y usará datos personales para los fines autorizados previamente por el titular y en el marco de su actividad como centro de entrenamiento físico.
• Libertad:
• Veracidad o calidad: Los datos personales sometidos a tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. No se tratarán datos parciales, fraccionados, que induzcan a error o que no estén actualizados.
• Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener del Box en cualquier momento información clara, completa y de fácil acceso respecto del tratamiento de sus datos. El Box mantendrá disponibles canales de atención para atender estas solicitudes de manera efectiva.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se hará únicamente por las personas autorizadas dentro del Box o por terceros con quienes se haya suscrito un acuerdo de confidencialidad y tratamiento de datos. No se divulgará información personal salvo que medie autorización expresa del titular, mandato legal o judicial.
• Seguridad: El Box adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La información será almacenada bajo protocolos de seguridad adecuados.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a guardar reserva de la información, aun después de finalizada su relación con el Box. Esta obligación se extiende también a terceros contratistas o aliados estratégicos.

6. DATOS RECOLECTADOS

Los datos personales que se podrán recolectar incluyen:

• Datos de identificación: nombre, cédula, edad, sexo.
• Datos de contacto: teléfono, correo electrónico, dirección.
• Datos de salud (solo con autorización): condiciones médicas, antecedentes clínicos, valoración física.
• Datos biométricos: huella digital, reconocimiento facial (si aplica).
• Imágenes en sistemas de videovigilancia.

En las Bases de Datos de la empresa se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la Base de Datos, la empresa puede tener datos específicos requeridos para el Tratamiento al que serán sometidos los datos.
En las Bases de Datos de Empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral, académica y datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar y datos biométricos).
En las Bases de Datos se podrá almacenar información sensible con previa Autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la Ley 1581 de 2012.

7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

La información que consta en las Bases de Datos del BOX es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, filiales, terceros, o miembros del grupo corporativo a nivel mundial, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la Base de Datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información, y se deberá contar con su consentimiento y Autorización antes de compartir dicha información.

Los Datos Personales tratados por el BOX están sujetos a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de la ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

a) Ejecutar la relación comercial o contractual existente con sus Clientes, Proveedores, Empleados y Exempleados, incluida el pago de obligaciones contractuales y el ejercicio de los derechos derivados de los mismos;

b) Consultar, solicitar, suministrar, reportar, y divulgar toda la información que se refiere al comportamiento crediticio, financiero y comercial de Clientes en las centrales de riesgo: CIFIN (ASOCIACIÓN BANCARIA) y DATACREDITO (COMPUTEC) y a entidades financieras de Colombia, que presten el mismo servicio o a quien represente sus derechos;

c) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus Usuarios;

d) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;

e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;

f) Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por el BOX y/o por terceras personas;

g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral, así como los procesos requeridos para dar cumplimiento a cabalidad de la relación laboral, incluido el otorgamiento de beneficios;

h) Soportar procesos de auditoría interna o externa;

i) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la empresa;

j) Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de Proveedores, Clientes, Empleados, Ex Empleados, Usuarios y Visitantes;

k) Ejecutar el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos del BOX;

l) Realizar procesos al interior del BOX, con fines de desarrollo, operación y/o de administración de sistemas propios o de terceros;

m) Transmitir o transferir datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, contractuales, administrativos, de mercadeo y/u operativos;

n) Determinar de manera cierta la identidad de las personas que ingresan a las instalaciones del BOX por temas de seguridad de los Empleados, bienes de la empresa y Visitantes. Esta información podrá ser compartida con la empresa que presta los servicios de seguridad privada al BOX, con el objetivo de velar por la seguridad de Empleados, Visitantes y bienes de la empresa;

o) Realizar una adecuada gestión de riesgos que permita atender de manera oportuna y adecuada emergencias que puedan afectar la integridad física de Empleados y Visitantes, además de las instalaciones y bienes de la empresa;

p) Facilitar el acceso a las instalaciones;

r) Controlar, monitorear y registrar la información histórica de ingresos de personal, visitantes y activos a las instalaciones del BOX;

s) En cuanto a los afiliados también se usará de forma específica para gestionar inscripciones, asistencia y control de clases; evaluar condiciones físicas y de salud para diseñar rutinas seguras; comunicar horarios, promociones, actividades y novedades; emitir facturación y cobros de membresías o servicios y garantizar la seguridad de las personas e instalaciones.

t) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales.

8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES

Si el Responsable solicita, o el Titular considera que es necesario proveer este tipo de datos, es necesario que el Titular remita dichos datos junto con la debida Autorización, y así poder permitir su Tratamiento para los propósitos legítimos del negocio y los fines que establece la presente política.

a) Obtención de Datos Sensibles. La empresa obtendrá información catalogada por la normatividad como Datos Sensibles en los siguientes eventos, cuando:

(i) Los Titulares sean menores de edad;

(ii) Los Titulares den su Autorización de manera expresa y previa o concomitante en relación con el dato recolectado. Lo anterior salvo que se presente uno de los eventos en los cuales por ley la Autorización no sea requerida;

(iii) El Tratamiento de los datos sea necesario para salvaguardar un interés vital del Titular, caso en el cual se requerirá la Autorización previa de quien ejerza la representación legal del Titular;

(iv) Se refieran a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

(v) Tengan una finalidad histórica, estadística o científica, para lo cual deberán tomarse todas las medidas conducentes a la eliminación de la identidad de los Titulares.

(vi) Sean necesarios para ejecutar la relación laboral, incluido el pago de obligaciones contractuales y el otorgamiento de beneficios.

(vii) Se usan para garantizar la seguridad de los empleados, los bienes de la empresa y los visitantes dentro de las instalaciones de la misma.

b) Excepciones a la autorización previa y expresa del Titular. Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con la ley, el BOX podrá proceder al Tratamiento de sus datos, sin que se requiera su Autorización previa, cuando se trate de:

(i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

(ii) Datos de naturaleza pública (de conformidad con la definición legal del término);

(iii) Casos de urgencia médica o sanitaria;

(iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

(v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios del objeto social de la empresa, en ningún caso el BOX suministrará, distribuirá, comercializará, compartirá, intercambiará con terceros y, en general, realizará actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada.

Sin embargo, los datos que sean recolectados por la empresa podrán, eventualmente, ser entregados, transmitidos o transferidos a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, filiales, terceros, o miembros del grupo corporativo a nivel mundial, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la Base de Datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o Transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información y se deberá contar con su consentimiento y Autorización antes de compartir dicha información.

9. AUTORIZACIÓN

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, la empresa requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la Autorización por parte de los Titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha Autorización.

La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La Autorización es una declaración que informa al Titular de los datos la siguiente información:

a) El Responsable o Encargado de recopilar la información.

b) Los Datos Personales recopilados.

c) Las finalidades del Tratamiento.

d) El procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.

10. AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento en el que la empresa no pueda poner a disposición del Titular del Dato Personal la presente política de Tratamiento de la Datos Personales, publicará el Aviso de Privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del Titular del Dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. PROTECCIÓN DE DATOS DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en la Sentencia C-748 de 2011, el BOX asegura que el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes será realizado únicamente cuando se cumplan los siguientes criterios:

a) La finalidad del Tratamiento responde al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.

c) De acuerdo con la madurez del niño, niña o adolescente se tenga en cuenta su opinión.

En todo caso, en las actividades educativas y pedagógicas, así como en las actividades comerciales y de mercadeo que se realicen se deberá contar con la autorización previa, expresa, informada y facultativa del padre o madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

12. DERECHOS DEL TITULAR

De acuerdo con la ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la empresa o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la empresa, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.

c) Presentar solicitudes ante el BOX o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.

e) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las Bases de Datos de la empresa, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la empresa o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la Base de Datos del Responsable.

f) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

g) Conocer las modificaciones a los términos de esta política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de Tratamiento de la información.

h) Tener fácil acceso al texto de esta política y sus modificaciones.

i) Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de la empresa para ejercer efectivamente los derechos que la ley les otorga a los Titulares.

j) Conocer a la dependencia o persona facultada por la empresa frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de ley y realizar los procedimientos establecidos en esta política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original.

Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del Titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

13. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que la empresa están obligadas a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:

a) Deberes cuando actúa como Responsable:

(i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.

(ii) Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.

(iii) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales.

(iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

(v) Procurar el cumplimiento de los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.

(vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(vii) Actualizar la información cuando sea necesario.

(viii) Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

b) Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: 

(i) Informar las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares.

(ii) Realizar la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

(iii) Actualizar la información registrada de las Bases de Datos de la empresa dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes cuando haya cambios sustanciales y en todo caso anualmente, entre el dos de enero y el treinta y uno de marzo.

(iv) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, la empresa se compromete a adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros. No obstante lo anterior, la empresa declara que posee políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal recolectada, limitando el acceso a terceros en la medida de lo posible. Sin embargo, la empresa realizará esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada.

15. VIDEOVIGILANCIA

El Box de CrossFit podrá utilizar cámaras de seguridad para protección de personas, bienes e instalaciones. Las imágenes se conservarán durante un plazo razonable, luego del cual serán eliminadas y sólo serán publicadas en caso de requerimiento expreso de autoridad judicial competente.

16. COOKIES Y PLATAFORMAS DIGITALES

La empresa reconoce que es posible que en sus sitios web se utilicen “cookies”. Por “Cookie” se entiende un archivo pequeño con una cadena de caracteres que se envía al ordenador de quien ingresa a un sitio web, lo cual permite almacenar, entre otras, las preferencias del Usuario. Si bien es posible que el Usuario, aun cuando no permita la utilización de cookies, pueda acceder a los sitios web de la empresa, para poder administrar y hacer una correcta administración de los sitios web, es posible que de manera anónima la empresa alimenten sus sistemas operacionales con la información derivada de las cookies, e identifiquen las categorías de Visitantes por rubros como dominios y tipo de “browsers”. Toda esta información podrá ser introducida en los webmasters de la empresa, con la finalidad de proporcionar una mejor experiencia a quienes utilicen los sitios web de la empresa.

17. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

La empresa ha designado a la dirección ______________________ como responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales.
La persona encargada tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la ley y esta política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la ley o estas políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la ley.

b) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la ley.

Los datos de contacto de la dirección ____________________ son: (i) Dirección física: __________________________, Cali (Valle del Cauca), Colombia (ii) Dirección electrónica: _____________________________ (iii) Teléfono:__________________________.
Las solicitudes se tramitarán dentro de los términos legales existentes para ello.

18. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Cualquier cambio sustancial en esta política será informado por medios digitales o físicos, antes de su implementación.

19. VIGENCIA

Esta política rige a partir del 29 de enero de 2018. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta política, para las cuales fueron recolectados.

FIN DEL DOCUMENTO.